法人カードの不正利用とは？
法人カードは、企業の経費管理やキャッシュフローの効率化に役立つ一方で、不正利用のリスクも伴います。不正利用には大きく分けて「社員による私的利用」「経費に該当しない購入」「第三者による不正利用」の3つのパターンがあり、それぞれ異なる対策が求められます。
1. 社員による私的利用
従業員に法人カードを貸与すると、私的な支払いに使用される可能性があります。以下のようなケースが代表的です。
- 業務と個人利用の混同：業務での支払いと個人の買い物を誤って法人カードで決済してしまうケース。
- 意図的な私的利用：家族との外食やプライベートの旅行費を法人カードで支払うなど、意図的に不正に使用するケース。
- タクシーやガソリン代の不正請求：業務外の移動費を経費として処理するケース。
このような私的利用は、会社の経費を不正に使用するだけでなく、経理担当者の負担を増やし、場合によっては法的問題にも発展する可能性があります。
2. 経費に該当しない購入
法人カードは企業の経費精算に使用されますが、適切な支出管理が行われていないと、経費に該当しないものまで誤って計上されることがあります。
- 業務に無関係な飲食や物品購入：営業先での接待費として計上するが、実際には業務とは関係のない飲食費だったケース。
- 過剰な出張費用の請求：本来の業務目的ではない高額なホテルの宿泊や、必要のない追加オプションを法人カードで決済するケース。
- 架空の経費精算：業務で使用したと偽って、実際には私的に使用した費用を法人カードで支払うケース。
経費に該当しない購入が発生すると、経理の透明性が損なわれるだけでなく、税務監査などで問題が発覚した際に企業全体の信頼が損なわれるリスクがあります。
3. 第三者による不正利用
法人カードの紛失や盗難、またはオンラインでのカード情報漏洩によって、第三者に不正利用されるケースもあります。
- カードの紛失・盗難：従業員が外出時にカードを紛失し、それを拾った第三者が悪用するケース。
- オンライン決済での情報漏洩：フィッシング詐欺や不正アクセスにより、カード情報が流出し、不正利用されるケース。
- スキミング被害：カード情報を読み取る装置（スキマー）を使用され、気づかぬうちにカード情報が盗まれるケース。
第三者による不正利用は、被害に気付くのが遅れると、企業の損失が大きくなるリスクがあります。そのため、カードの利用履歴を定期的に確認し、不審な取引がないか監視することが重要です。
法人カードの不正利用は、従業員のモラルや管理体制の甘さによって発生するケースが多く、適切な対策を講じることが必要です。
社員の不正利用を防ぐ対策
社員による法人カードの不正利用を防ぐためには、明確なルールの策定と適切な管理体制の構築が欠かせません。以下の具体的な対策を実施することで、私的利用や経費不正を防ぐことができます。
1. 法人カードの利用ルールを明確にする
社内規程を作成し、法人カードの利用範囲や禁止事項を明確に定めることが重要です。
- 利用目的の明確化
法人カードを使用できる支出項目を定め、業務に関係のない支出は禁止する。例として、営業費・出張費・備品購入費など、事前に許可された項目のみ利用可能とする。 - 承認プロセスの設定
一定金額以上の利用については、事前承認を義務付ける。例えば、10万円以上の決済には上長の許可を必須とするなどのルールを設ける。 - 法人カードの貸与ルールの策定
法人カードを使用できる社員の範囲を明確にし、必要な社員のみに貸与する。不要な社員へカードを発行すると管理が甘くなり、不正利用のリスクが高まる。
2. 経費精算システムを導入する
法人カードの利用履歴を可視化し、リアルタイムで管理することが不正防止につながります。
- 自動仕訳機能を活用
会計ソフトと連携し、法人カードの利用データを自動で仕訳することで、経費の透明性を向上させる。 - 領収書の提出を義務化
法人カードで決済した場合は、必ず領収書や請求書の提出を義務付け、適正な支出であるかをチェックする。 - 利用明細の定期的な監査
経理担当者や管理職が定期的に利用履歴を確認し、不審な取引がないか監査を行う。監査の頻度は、月1回や四半期ごとなど企業の規模に応じて設定する。
3. 法人カードの利用制限を設定する
法人カードの発行会社によっては、利用限度額や使用先の制限が可能なものがあります。
- 利用限度額の設定
従業員ごとにカードの利用限度額を設定し、不必要な高額決済を防ぐ。例えば、月の利用上限を10万円に設定し、それを超える決済は事前承認を必須とする。 - 特定の支払先のみ利用可能にする
法人カードの利用先を、業務関連の店舗やサービスに限定することで、私的利用を防ぐ。特にオンライン決済では、不正な取引が発生しやすいため、利用可能な加盟店を制限する機能を活用する。
4. 不正利用に対するペナルティを明確化する
社員が法人カードを不正に利用した場合の罰則を明示し、社内に周知することで抑止力を高める。
- 段階的なペナルティの設定
初回の違反は注意喚起、再発時は減給や懲戒処分、悪質な場合は懲戒解雇や法的措置を取ることを明確にする。 - 社員研修の実施
法人カードの適正な利用方法や、不正利用のリスク、発覚時のペナルティについて社員研修を行う。
5. プリペイド式やデビット式の法人カードを活用する
クレジットカード型の法人カードではなく、プリペイド式やデビットカードを導入することで、不正利用を抑制できる。
- プリペイドカード
事前に決めた金額のみチャージできるため、利用範囲を制限できる。社員が使いすぎるリスクを防げる。 - デビットカード
決済と同時に銀行口座から即時引き落としされるため、リアルタイムで管理しやすく、不正利用を早期に発見しやすい。
6. 法人カードの返却・利用停止ルールを定める
退職や異動の際に法人カードが適切に返却されないと、不正利用のリスクが残るため、管理を徹底する。
- 退職時の即時回収
社員が退職する際には、法人カードを即時回収し、利用停止手続きを行う。 - 長期間使用しないカードの停止
一定期間使用されていない法人カードは、利用停止または解約し、管理の負担を減らす。
適切な管理体制を整え、法人カードの利用状況を可視化することで、社員による不正利用を効果的に防ぐことが可能になります。
第三者の不正利用を防ぐ方法
法人カードの不正利用は、紛失・盗難やオンライン上の情報漏洩などによって第三者の手に渡ることが原因で発生します。第三者による不正利用を防ぐために、以下の対策を徹底しましょう。
1. 紛失・盗難時の迅速な対応
法人カードを紛失した場合や盗難に遭った場合、速やかに対応することで被害を最小限に抑えることができます。
- カード会社へ即時連絡
カード会社に連絡し、利用停止手続きを行う。法人カードの発行会社によっては「一時停止」機能があるため、カードの紛失が確定するまでは一時的に利用を止めることも可能。 - 警察への届け出
盗難の場合は、警察に被害届を提出する。被害届の控えがあることで、カード会社の補償を受けられるケースが多い。 - カード番号の変更
カード自体が見つかった場合でも、カード番号を変更することで情報が悪用されるリスクを防げる。
2. 法人カードの物理的管理を徹底
法人カードの管理が甘いと、紛失や盗難のリスクが高まります。以下のような管理方法を徹底しましょう。
- 使用頻度の低いカードは貸与しない
必要最小限の社員のみにカードを貸与し、使用頻度の低いカードは発行しない。また、不要なカードは即時解約する。 - 金庫やセキュリティボックスでの管理
営業車のダッシュボードやデスクの引き出しなどに放置せず、金庫やロッカーなどの施錠できる場所で保管する。 - 使用後のカード回収ルールを設定
出張や経費決済で法人カードを使用した後は、経理部門が回収し、利用履歴を確認した上で管理する。
3. オンライン決済の安全対策
オンライン上での不正利用は、カード情報の盗難が主な原因です。情報漏洩を防ぐための対策を講じましょう。
- フィッシング詐欺対策
不審なメールやSMSに記載されたリンクをクリックしないように徹底する。特に、カード会社を装った偽メールには注意が必要。 - 3Dセキュア（本人認証システム）の利用
カード会社が提供する「3Dセキュア（ワンタイムパスワード認証）」を導入し、不正利用を防止する。 - 信頼できるサイトでのみカードを使用
カードを使用するECサイトは、SSL/TLSで保護された信頼できるサイトのみとし、不審な海外サイトでは決済しない。
4. 公共Wi-Fiの利用を避ける
無料のWi-Fiスポットでは、通信内容が暗号化されていないケースが多く、カード情報が盗まれるリスクがあります。
- 法人専用のモバイルWi-Fiを使用
出張先や外出先では、企業が契約した安全なモバイルWi-Fiを使用する。 - VPN（仮想プライベートネットワーク）の導入
VPNを活用することで、データ通信を暗号化し、第三者にカード情報を盗まれるリスクを軽減できる。
5. 利用制限機能の活用
法人カードには、不正利用を防ぐための各種設定機能が搭載されている場合があります。これらを活用することで被害を未然に防ぐことが可能です。
- 利用限度額を設定する
カードごとに1回の利用限度額や、1ヶ月の上限金額を設定することで、不正利用の被害額を最小限に抑えられる。 - 利用できる店舗を限定する
特定の加盟店（コンビニ、ネット通販、海外決済など）でのみ利用可能にする設定を行い、用途を制限する。 - 利用通知を設定する
カード利用のたびに、管理者に通知が届くようにすることで、不審な利用を即座に把握できる。
6. 定期的なモニタリングと監査
第三者による不正利用は、気付くのが遅れるほど被害が拡大します。日頃からカードの利用状況を監視することが重要です。
- リアルタイムで利用履歴をチェック
法人カードの管理システムを活用し、経理担当者が随時利用履歴を確認する。 - 月次の利用明細チェックを義務化
経理部門が月に一度、利用明細を確認し、不審な取引がないかを監査する。 - 外部の監査機関の活用
不正防止対策として、外部の監査機関を利用し、法人カードの使用状況を定期的にチェックする。
法人カードの不正利用は、社員だけでなく第三者による被害も多いため、適切なセキュリティ対策を実施し、安全な運用を心掛けることが重要です。
不正利用発覚時の対処と補償制度
1. 不正利用の兆候を見極める方法
法人カードの不正利用は、早期発見が被害拡大を防ぐ鍵となります。以下のような兆候が見られた場合は、すぐに対処を行いましょう。
- 通常の業務とは異なる支出がある
- 例: 会社の業務では利用しない店舗や海外サイトでの決済
- 短期間での高額決済
- 短時間で複数回の決済が行われる場合、不正利用の可能性が高い
- 未承認の決済通知
- 管理者が把握していない決済通知が届いた場合、即時確認が必要
- 利用履歴の異常
- 休日や深夜の時間帯に法人カードの決済履歴がある
- カードの請求金額が急増
- 毎月の決済額と比較して異常な増加が見られる
2. 不正利用が発覚した際の初動対応
不正利用を発見した際は、迅速に適切な対応を取ることが重要です。対応が遅れると被害が拡大し、補償を受けられなくなる可能性があります。
(1) カード会社へ即時連絡
- 利用停止の手続き
- 速やかに法人カードの発行会社に連絡し、カードの一時停止または無効化を依頼
- 不正利用の詳細を確認
- 不正利用された金額や決済先、利用時間をカード会社に報告
- 再発行手続きの確認
- 被害の拡大を防ぐため、新しいカードの発行手続きを進める
(2) 警察への届出
- 盗難・詐欺被害の可能性がある場合
- 被害届を警察に提出し、事件として捜査してもらう
- 被害届の控えを保管
- カード会社の補償申請に必要な場合があるため、発行された書類を保管
(3) 社内での調査と対応
- 社内の利用者に確認
- 法人カードの使用者に確認し、誤解がないか精査
- 経理部門での監査
- 他のカードや口座取引に異常がないかチェック
- 不正利用防止策の強化
- 社内規定の見直しや、法人カードの管理方法の改善
3. カード会社の補償内容と適用条件
法人カードの不正利用に関する補償は、カード会社ごとに規定が異なりますが、一般的には以下のような条件で適用されます。
(1) 補償対象となる不正利用
- 第三者による不正利用
- 紛失・盗難によるカードの悪用
- フィッシング詐欺やスキミング被害
- 補償対象外となるケース
- 企業の管理不足による不正（社員の意図的な私的利用）
- 家族や関係者による利用で、カード所有者が黙認していた場合
- カード会社への連絡が遅れた場合（不正発覚後に報告が遅れた）
(2) 補償を受けるための条件
- カード会社の規定に従って迅速な報告を行う
- 通常、不正利用発覚後「○日以内」にカード会社へ報告する必要がある
- 警察への被害届の提出
- 被害の証明として、警察の届出番号が求められるケースが多い
- 補償申請書類の提出
- 不正利用の詳細を記載した書類をカード会社に提出する必要がある
4. 補償を受けるために必要な手続き
補償を受けるには、カード会社の指示に従い、適切な手続きを進める必要があります。
(1) カード会社への補償申請
- 不正利用の報告
- どの取引が不正であるかを特定し、カード会社に報告
- 証拠の提出
- 利用明細、不正利用の履歴、被害届の控えなどをカード会社に提出
- 審査の実施
- カード会社の審査を受け、補償適用の可否が判断される
(2) 返金または補填の受領
- 不正利用分の返金
- 補償が適用されれば、該当額が口座に返金される
- 追加対策の実施
- 今後の被害防止策として、カードの管理方法や利用制限の見直しを行う
5. 補償を受けるために企業が注意すべき点
法人カードの補償を適用させるためには、企業側の管理体制も重要です。
- カードの管理体制を強化
- 利用者の制限、利用限度額の設定、不正検知機能の活用
- 定期的な監査を実施
- 毎月の利用明細を確認し、不審な取引がないかをチェック
- 社員への教育を徹底
- フィッシング詐欺やオンライン決済のリスクについて研修を行う
- 適切なカードを選定
- 不正利用補償が手厚い法人カードを選び、セキュリティ対策を強化
不正利用が発覚した際の迅速な対応と、適切な補償手続きを行うことで、被害を最小限に抑えることが可能です。企業としての管理体制を強化し、リスクを回避することが重要です。
不正利用を防ぐおすすめ法人カード
法人カードの不正利用を防ぐためには、管理機能が充実し、セキュリティ対策が強化されたカードを選ぶことが重要です。不正利用対策として、リアルタイム監視機能や利用制限設定が可能な法人カードを導入することで、リスクを最小限に抑えることができます。以下、不正利用対策に優れたおすすめの法人カードを紹介します。
1. UPSIDER法人カード
特徴
- リアルタイム利用監視機能：カードの利用履歴を即座に確認でき、不正利用を早期発見可能
- 無制限のバーチャルカード発行：業務ごとに使い分けることで、不正利用リスクを分散
- 限度額の細かい設定：従業員ごとに利用制限をカスタマイズ可能
- 3Dセキュア対応：オンライン決済のセキュリティ強化
不正利用対策
- 利用限度額を従業員ごとに個別設定
- 事前承認機能で、特定の取引のみ許可
- 管理者への即時通知で不審な決済を監視
2. マネーフォワード ビジネスカード
特徴
- プリペイド式：利用額を事前にチャージするため、不正利用時の被害を抑えやすい
- 経費精算システムと連携：リアルタイムで決済履歴を確認し、不正利用を即座に発見
- 利用用途の細分化：部署ごとに異なるバーチャルカードを発行し、利用用途を明確化
不正利用対策
- 法人ウォレット機能を活用し、カードごとの利用限度額を厳格に設定
- 取引履歴の自動照合により、不審な決済を即座に把握
- 社内の経費管理システムと連携し、手作業による監視の負担を軽減
3. GMOあおぞらネット銀行ビジネスデビットカード
特徴
- 即時引き落とし型：決済後すぐに銀行口座から引き落とされるため、リアルタイム監視が可能
- 利用履歴の即時通知：取引ごとにアラートを受け取ることができ、不正利用の早期発見が可能
- キャッシュバック機能：利用額に応じてキャッシュバックが適用されるため、経費管理を効率化
不正利用対策
- リアルタイムで銀行口座の残高と取引履歴をチェック可能
- 即時引き落としにより、クレジットカードのような支払い遅延リスクがない
- 取引先や加盟店を限定することで、不正利用のリスクを最小限に抑える
4. JCB法人カード（JCB一般法人カード）
特徴
- ICチップ搭載：不正コピーやスキミング対策が万全
- 利用制限機能：管理者が決済可能な業種や金額を制限できる
- 不正利用検知システム：カード会社による24時間監視体制で不審な取引を即時検知
不正利用対策
- 盗難・紛失時の不正利用補償あり（届け出から60日以内）
- 海外取引や高額取引には事前認証が必要な設定が可能
- 3Dセキュア対応でオンライン決済の安全性を向上
5. 三井住友ビジネスカード
特徴
- 利用明細のリアルタイム確認：スマホアプリで随時取引をチェック
- 発行枚数の柔軟な設定：必要最小限の枚数を発行し、カードの管理負担を軽減
- 法人専用セキュリティ機能：カードの利用エリアや用途を制限できる
不正利用対策
- 月ごとの利用限度額設定で、不要な高額決済を防止
- 国内外の不正取引監視システムにより、不審な取引を即座に検知
- カードの即時利用停止機能があり、紛失・盗難時の被害を最小化
6. アメリカン・エキスプレス・ビジネスカード
特徴
- 強力な不正利用補償：カード会社による手厚い補償制度を完備
- 24時間対応の不正取引モニタリング：AIを活用した不審取引検知システム
- 従業員カードの管理機能：個別に利用用途を設定できる
不正利用対策
- AIによる不正決済検知で、リアルタイムで不審取引をブロック
- 盗難・紛失時の迅速なカード再発行が可能
- 事前承認機能で、経理担当者が取引をチェックしながら管理
法人カードを選ぶ際には、不正利用のリスクを最小限に抑えるため、リアルタイム監視、利用制限機能、補償制度が充実したカードを選ぶことが重要です。導入するカードの特性を把握し、自社の経理管理体制に適した法人カードを選択しましょう。
まとめ｜法人カードの適切な管理で不正リスクを回避
法人カードは企業の経費管理を効率化する便利なツールですが、不正利用のリスクも伴います。社員による私的利用や経費の不正請求、第三者によるカード情報の盗用など、さまざまな形で不正が発生する可能性があるため、適切な管理体制を整えることが不可欠です。
1. 不正利用を防ぐための基本対策
- 社内規程の整備：法人カードの利用ルールを明文化し、社内で徹底させる。
- 利用制限の設定：限度額の設定や特定の用途・取引先のみ使用可能にする機能を活用する。
- 経費精算システムとの連携：カードの利用履歴をリアルタイムで確認し、不審な取引を即座に把握する。
- 従業員の教育：法人カードの適切な利用方法や、不正利用が発覚した際のペナルティを明確にする。
2. 不正利用発覚時の対応
- 速やかにカード会社に連絡し、利用停止・再発行手続きを行う。
- 警察へ被害届を提出し、法的な対応を進める。
- 不正取引が発生した場合、カード会社の補償制度を活用し、被害を最小限に抑える。
3. 安全に運用できる法人カードの選定
- リアルタイム監視機能があるカード：UPSIDER法人カードや三井住友ビジネスカードなど、利用状況を即時確認できるカードを活用する。
- プリペイド式やデビットカードの活用：マネーフォワード ビジネスカードやGMOあおぞらネット銀行ビジネスデビットカードなど、即時引き落としで管理しやすいカードを選ぶ。
- 3Dセキュア対応カード：オンライン決済時の不正利用を防ぐため、セキュリティ認証機能を備えたカードを導入する。
4. 長期的な対策としての管理体制の強化
- 法人カードの利用状況を定期的に監査し、経理担当者が不審な取引をチェックする。
- 退職や部署異動時に法人カードを適切に回収し、未使用カードを放置しない。
- フィッシング詐欺や情報漏洩のリスクを避けるため、オンライン決済時のセキュリティ対策を強化する。
法人カードを適切に管理し、不正利用を未然に防ぐことで、企業の経費運用を安全かつ効率的に行うことができます。社内ルールの徹底、最新のセキュリティ機能を活用した法人カードの選定、継続的な監視と対策を実施し、安心して法人カードを活用しましょう。
